Largement déployé par les startups et les entreprises du monde du Numérique, le télétravail devient, dans ce contexte COVID-19, un enjeu majeur pour l’ensemble des entreprises françaises.
De nombreux articles circulent déjà sur le sujet, nous vous proposons d’en faire une synthèse au travers d’un dossier complet qui s’enrichira de vos commentaires et de nos ajouts au fil du temps.
1. Créez un planning en début de semaine incluant les réunions, vos objectifs, les livrables à rendre et le temps pour les travailler sans oublier les potentiels imprévus.
Nous vous recommandons, en cas de stress, de prévoir un point récap quotidien permettant de réduire le stress chaque matin (ou chaque soir pour se libérer) avec votre top priorités.
2. Utilisez un agenda papier ou électronique pour mieux visualiser votre semaine, incluant également votre temps personnel.
3. Consacrez certaines tâches à des temps fixes : on les appelle les voleurs de temps, des distractions inutiles, impromptues ou non prioritaires. Un coup de fil, les réseaux sociaux, lecture de vos emails.
4. Fluidifiez votre communication : savoir ce qui est attendu de vous, reformuler pour éviter les malentendus, être transparent et clair sur vos responsabilités et objectifs.
5. Pourquoi pas mettre en place un journal d’activité pendant quelques jours pour comprendre comment vous utilisez votre temps. Usez-vous de la période adéquate pour effectuer vos tâches les plus importantes de la journée ? À quel moment êtes-vous le plus concentré, le plus dynamique voire le plus créatif ? À quel moment ressentez-vous une baisse d’énergie ?
Très simplement par colonne : Date & Heure// Activité // Sentiment (apathie, dynamisme, …)// durée // valeur de l’activité vs objectifs (basse, haute, moyenne, sans intérêt).
6. Organisez-vous bien : pensez à bien ranger les choses pour les retrouver facilement, de mettre un rituel en place pour archiver vos notes, docs etc..
7. Savoir dire NON en argumentant, expliquant que cela ne fait pas partie de vos objectifs, de vos responsabilités.. Si cela ne parait pas possible, re-proposez un point avec votre supérieur sur vos priorités.
8. Pour mieux évaluer vos délais, mettez en place un retroplanning incluant le reste à faire et partagez-le avec votre supérieur.
9. Apprenez à planifier à court, moyen et long terme, cela permet d’éviter les imprévus. Mettez de côté les dossiers qui ne sont pas importants et focalisez-vous sur ce qui doit être rendu au plus tôt.
10. Enfin, si vous vous sentez débordé malgré la bonne application de ces conseils, parlez-en à votre supérieur pour trouver des solutions. Vous pourriez en proposer également avec l’analyse de votre temps passé via le journal d’activité que vous avez rempli.
Les méthodes à retenir :
1. Matrice Eisenhower
Cette méthode simple permet de réfléchir et prendre un certain recul quant aux différentes tâches à accomplir. Elle se présente sous la forme d'un modèle divisé en 4 quadrants correspondant chacun à un degré d'importance et d'urgence spécifique :
les tâches importantes et urgentes qui seront à traiter prioritairement,
les éléments importants, mais non urgents qui devront être planifiés,
les items non importants, mais urgents qui devront être traités immédiatement ou délégués,
les tâches non importantes et non urgentes dont le traitement sera abandonné ou mis de côté.
2. Technique Pomodoro
Se concentrer 25min sur une seule tâche avant de démarrer autre chose, prendre une pause puis se ré-atteler à une autre session de 25min.
Carole Barkatz
COO Creative Valley
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