Largement déployé par les startups et les entreprises du monde du Numérique, le télétravail devient, dans ce contexte COVID-19, un enjeu majeur pour l’ensemble des entreprises françaises.
De nombreux articles circulent déjà sur le sujet, nous vous proposons d’en faire une synthèse au travers d’un dossier complet qui s’enrichira de vos commentaires et de nos ajouts au fil du temps.
Suite au webinaire de Xavier Herman auprès de nos startups début avril 2020 et après la lecture de différents articles, notre expert Carole a réuni les informations suivantes:
1/Le tasking collaboratif (organisation du travail en équipe : gestion des tâches, gestion de projet):
Le conseil de notre expert pour travailler à distance efficacement :
Distribuer les tâches de façon hebdomadaire puis laisser les collaborateurs les découper en sous-taches, proposer une réunion en visio pour revue une à deux fois par semaine.
Si l’un de vos collaborateurs est en difficulté, prenez le temps de le rappeler ensuite en one-to-one.
Nos meilleurs outils en gestion de projet (* : outil gratuit) :
o Asana* (Le choix Creative Valley) : Il permet de faciliter la communication et la gestion de tâches entre les membres d’une équipe ou les différents intervenants d’un projet. Asana est gratuit dans la limite de 15 utilisateurs et permet de créer des projets en tableau, en calendrier ou en timeline.
o Trello* : super pratique car il est très facile à utiliser. le principe est le suivant : créer des tableaux constitués de colonnes. Au sein de ces colonnes, vous allez pouvoir insérer des cartes, avec par exemple, des listes de tâches à faire, un retroplanning, etc. (on travaille en mode « Kanban »)
o Monday : monday.com est une plateforme cross-entreprise, qui permet de rassembler toute votre équipe sur un seul et même outil. Elle centralise les informations et communications au sein des différents projets et flux de travail.
o Jira : Jira est un outil de ticketing multifonction qui facilite la gestion de projet en télétravail (si vous travaillez en « mode projet » par exemple) en aidant à suivre les tâches réalisées par les équipes, identifier les blocages (les bugs par exemple) et partager des informations entre plusieurs collaborateurs.
Mais Il en existe beaucoup d’autres comme :
En version gratuite : Freedcamp (inclut facturation),BamBam !, Todoist, Tree.io, Collabtive, Redmine.
En modèle payant : Basecamp, Zoho, Teamwork, Proofhub, Harvest, Planzone, Wrike.
2/ Stockage et partage de fichiers :
Le conseil de notre expert pour travailler à distance efficacement :
Evitez de partager vos fichiers par email, il existe aujourd’hui des plateformes de stockage accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, un vrai plus pour le travail en équipe. Ils permettent de synchroniser un de vos dossiers sur votre disque dur avec un dossier en ligne. Ainsi, dès que vous ferez des changements sur votre répertoire local, le changement sera fait automatiquement dans le « cloud » (à distance). Vous pourrez interagir en même temps sur le même document (en étant prévenu), comparer les versions et trouver en temps réel la dernière version d’un document de travail.
2 choses sont indispensables pour rendre cet outil efficace :
1/ S’entendre au début avec ses collaborateurs sur la bonne arborescence à adopter et sur la manière de classer ses fichiers
2/ Être discipliné ensuite au fur et à mesure
Nos meilleurs outils en stockage et partage de fichiers (*Â : outil gratuit) :
o Google drive* (Le choix Creative Valley) : Stocker tous vos documents en ligne avec 15 Go de stockage gratuit. Accessible depuis tout ordinateur, tablette ou smartphone. Les fichiers stockés dans Drive restent totalement privés, sauf si vous décidez de les partager à vos collègues. Vous pouvez les inviter au choix à consulter, commenter ou modifier vos fichiers.
o Dropbox*: Stocker tous vos documents en ligne avec 2Go de stockage gratuit. Vous pourrez y accéder depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette. Toute modification apportée est synchronisée avec votre compte. Vous pourrez ensuite décider de les partager ou non, à votre convenance.
o Wetransfer* : Vous pouvez envoyer par email des fichiers qui vont jusqu'à 2 Go gratuitement, aux destinataires de votre choix. Le bémol : le partage des fichiers a une durée limitée à 2 semaines, pour la version gratuite.
Et bien sûr : Icloud drive, Box, Onedrive, framadrive.
3/ Formaliser des tableaux de bord et/ou des reporting
Le conseil de notre expert pour travailler à distance efficacement :
Définissez vos KPI (indicateurs de performance), ceux de votre équipe et comment ils se déclinent en objectifs individuels pour votre équipe et n’hésitez pas à compléter cette approche avec un RACI pour votre projet/activité afin de clarifier le rôle de chacun et vos attentes/objectifs précisément.
Le tableau de bord est un outil de pilotage permettant de quantifier l'activité de l'entreprise, d'un service, d'une personne, à partir de données provenant d'une ou plusieurs sources. Le tableau de bord fournit une vision synthétique du passé, du présent et par conséquent du futur de l'entreprise, d'un service, d'une personne. À qui s’adressent ces outils en particulier? Aux cadres dirigeants, Directeur général, Directeur financier, Directeur RH, Directeur commercial, mais aussi à tous les managers de toute entreprise, tous secteurs confondus, car ces outils s’adaptent à toutes les activités.
Tandis que le reporting, en complément du tableau de bord, permet de sélectionner des données relatives à telle période, telle production, tel secteur de clientèle, de trier, regrouper ou répartir ces données selon les critères de leur choix, de réaliser divers calculs (totaux, moyennes, écarts, comparatif d'une période à l'autre…), de présenter les résultats d’une manière synthétique ou détaillée, le plus souvent graphique selon leurs besoins ou les attentes des dirigeants de l’entreprise.
Nos meilleurs outils pour formaliser les tableaux de reporting (*Â : outil gratuit) :
o Excel online (Suite Microsoft Office)
o Google sheet* (Suite Google)
4/ Communiquer et Echanger à distance :
Les conseils de notre expert pour communiquer à distance efficacement :
Comme pour une réunion en présentiel, préciser l’ordre du jour en amont et s’assurer que chacun prépare la réunion assure une meilleure efficacité du format.
Il faut également avoir en tête que la principale difficulté des réunions à distance sont les problèmes de connexion. La meilleure approche est de s’assurer que tous les participants soient déjà installés 5min avant le démarrage de la visio et qu’il dispose d’un plan B pour se reconnecter (une connexion mobile partagée par exemple).
Pensez à prendre 5min au début de la réunion pour que chacun partage son humeur du jour, ce qui permet d’anticiper les susceptibilités ou agacements potentiels des participants. On parle de « check-in ». Également, il est vivement recommandé, pour garantir l’efficacité de la réunion, de terminer par un « check-out » où l’ensemble des actions sont récapitulées avec un responsable nommé par mission et une dead-line.
N’hésitez pas à encourager, motiver et capter les signaux faibles grâce à la visio.
Pour éviter que tout le monde ne parle en même temps, proposez/rappelez en début de réunion de lever la main pour prendre la parole par exemple et pensez à nommer un timekeeper (gardien du temps)
Le rythme de vos réunions dépend de la criticité de vos sujets ou de l’autonomie de vos équipes:
Hebdomadaire simplement ou bien 15 min chaque matin pour faire état des tâches de la veille et de la journée à venir + 1 à 2 h à la fin de chaque milestone.
Enfin, le principe "rester debout" est également une bonne idée pour éviter que la réunion ne s’éternise.
Nos meilleurs outils pour échanger et communiquer à distance (* : outil gratuit) :
o Slack* (Le choix Creative Valley): il est certainement l'un des meilleurs outils pour communiquer facilement quand on fait du télétravail. Cette messagerie instantanée remplace les emails dans votre entreprise et offre en plus une version gratuite et illimitée. Slack propose plusieurs outils pour que votre équipe augmente sa productivité : Un espace de travail unique pour toute l’équipe, Des canaux de discussions classés par sujet, Une messagerie privée, L’organisation d’appels audio et vidéo à plusieurs, Un partage facilité des fichiers. Il existe une version desktop et mobile pour assurer le lien sur l’ensemble de vos écrans.
o Whatsapp* (Le choix Creative Valley) : largement connu de tous, sachez qu’il existe une version pour l'ordinateur aussi, pratique pour le télétravail. Vous pouvez créer des groupes et échanger des fichiers facilement avec vos collègues. Le bémol est lorsque vous ajoutez un nouveau collaborateur, il n’a pas accès à l’ensemble de l’historique contrairement à Slack par exemple.
o Zoom*: Zoom est un outil similaire à Skype. Il permet d’organiser des appels téléphoniques en tête à tête ou en équipe, au sein de salles de réunion virtuelles. Mais bien plus que la possibilité de s’appeler de n’importe où dans le monde, Zoom offre également des fonctionnalités extrêmement pratiques (enregistrer & sauvegarder les conversations sur son bureau ou dans le cloud de Zoom, Chat pour converser pendant la réunion, se transmettre des informations, des liens, Partage d’écran, webinaire).
o Skype/ Microsoft teams* : Saviez-vous qu’il existe une version business qui propose de faire des vidéo-conférences jusqu'à 50 personnes ? Il s’agit de Skype Entreprise, aujourd’hui appelé Microsoft® Teams. Bien utile pour faire des réunions à distance en télétravail. L'interface simple et intuitive permet de passer des appels vidéo de groupe et propose un service de messagerie instantanée.
Teams combine la messagerie instantanée, la vidéoconférence, les appels et la collaboration sur les documents en une seule application totalement intégrée, pour offrir de nouvelles façons de travailler.
o Google hangout* : Envoyez des messages, démarrez des appels vidéo ou vocaux gratuits, et rejoignez une conversation avec une seule personne ou un groupe (jusqu'à 150 personnes). Vous pouvez connecter votre compte Google Voice à Hangouts pour bénéficier de l'intégration des appels téléphoniques, des SMS et de la messagerie vocale.
4/ Numériser et e-signer vos documents:
Les conseils de notre expert pour numériser et e-signer vos documents:
A distance, la signature des documents (contrats, autres) peuvent être une vraie corvée, surtout dans un contexte de télétravail. Aujourd’hui de nombreux outils numériques légaux et juridiquement valides existent. On parle de « e-signature » : cela vous simplifie la vie et vous permet de signer en un clin d’œil vos documents, quel que soit leur format (PDF, Word, etc.)
Nos meilleurs outils pour numériser et esigner vos documents (* : outil gratuit) :
o Docusign : le plus populaire, sécurisé, pratique et ouvert, il est connectable à plusieurs applicatifs (Microsoft, Google, Salesforce..). à partir de 9€/mois.
o Eversign : haut niveau de sécurité et ouvert à de nombreux applicatifs également, il a l’avantage d’avoir une version gratuite pour une prestation de 5 documents / mois
o Yousign : cocorico, un outil 100% français qui propose un service de qualité avec des tarifs sur-mesure
o Adobe sign : rattaché à la suite Adobe, cet outil n’est plus à démontrer. Robuste, Riche en fonctionnalités et simple d’utilisation, Adobe Sign peut être utilisé sur un ordinateur de bureau comme sur mobile. Il inclut également un service d’authentification qui garantit la validité juridique des signatures. Tarif : à partir de 11, 99 €/mois.
Mais aussi: SignEasy, Secured Signing, Universign, esignlive, Docsketch, HelloSign, Certeurope, Pandafoc.
5/ Prendre et partager ses notes en mode collaboratif :
Les conseils de notre expert pour prendre et partager ses notes:
Le meilleur conseil est de s’assurer que vous restiez fidèle à l’outil que vous avez choisi et éviter ainsi de vous disperser. Si vous souhaitez utiliser cet outil en mode collaboratif, il est important de s’entendre en amont sur l’arborescence dans le rangement des notes et la nomenclature des prises de notes.
Nos meilleurs outils pour prendre et partager ses notes (*Â : outil gratuit) :
o Evernote* : Quand on travaille à distance, on a encore plus besoin de prendre des notes et surtout de ne pas les perdre ! Evernote vous simplifie la vie car vous pouvez prendre autant de notes que vous voulez. Que ça soit du texte, des photos, ou des PDF, vous ne perdrez plus aucun document important ! l’outil existe en application ou version web sur mobile et desktop. A noter également la compatibilité avec tout l’environnement d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’une tablette que l'on soit sous Windows, iOs ou Android.
o Asana* : sachez qu’il existe un module dans chacun de vos projets pour la prise de note & pour échanger en mode forum.
o OneNote : Inclus dans le pack Microsoft Office, OneNote est accessible à partir de toutes les plateformes comme son concurrent Evernote. Ses forces sont sa parfaite interaction avec tout l’environnement Windows et forcément du pack Office, mais surtout le fait qu’il soit téléchargeable gratuitement.
o Google Keep: Ajoutez des notes, des listes, des photos et des contenus audio à Keep. Gratuit, qui synchronise vos notes en multidevices.
5/ Retranscrire automatiquement vos fichiers audio :
Les conseils de notre expert pour la retranscription vidéo:
À l’heure où la recherche vocale se répand sur les réseaux sociaux, la prise de notes peut également se faire à l’oral. Pensez à gagner du temps en utilisant la retranscription automatique pour vos fichiers audio, dictées vocales ou enregistrements d'entretiens.
Il est recommandé de respecter des pauses de temps en temps pour éviter la saturation en cas d’incompréhension (notamment sur les noms propres).
Sachez également qu’il faut être vigilant pour marquer la ponctuation. Selon les outils, il faut soit dire « point », « virgule » ou « retour à la ligne », soit utiliser les caractères spéciaux de leur clavier virtuel. Enfin, relisez-vous, les textes retranscrits sont modifiables à tout moment.
Nos meilleurs outils pour la retranscription vidéo (* : outil gratuit) :
o Google Doc*Â : il existe un mode de saisie vocale dans le menu Outils/Saisie Vocale. La retranscription est parfois imparfaite mais bien utile et gratuite pour des textes courts.
o Otranscribe* : il s’agit d’un logiciel gratuit avec l’importation d’un fichier audio qui permet donc d’écouter votre fichier audio, de mettre en pause, d’effectuer une avance ou un retour rapide, de ralentir ou d’accélérer le son
o ListNote* : enregistre votre dictée et offre une transcription en quelques secondes. un clavier virtuel permet de saisir le terme dans sa bonne graphie. Ils peuvent ensuite être classés dans des dossiers et partagés via SMS, courrier électronique ou Twitter. Il est même possible de protéger ses notes en créant un espace verrouillé par un mot de passe. Deux bémols : l’application ne fonctionne qu’en mode connectée et n’est disponible que sur Android.
o Dictée* : l’outil pour iOS. Transcrire la parole dans un nombre incroyable de langues : français, anglais, espagnol, japonais ou russe. L’interface pourrait être plus "design friendly", mais l’interface est performante et collaborative: les transcriptions peuvent être partagées via courrier électronique, Facebook, WhatsApp.
Si vous souhaitez rencontrer l'un de nos experts, contactez nous en cliquant sur ce lien: https://www.creative-valley.fr/contact
N'hésitez pas à nous laisser un commentaire si vous avez des remarques ou des compléments d'information.
Crédits image ptra - Pixabay